Werkkostenregeling

Geplaatst door Dion Kuijer op maandag 10 november 2014 in Loonadministratie

Vanaf 1 januari 2015 bent u verplicht om de werkkostenregeling (WKR) toe te passen. De WKR is al vanaf 2011 actief, maar tot en met 2014 had u de keus om deze regeling, of om de afzonderlijke 29 regelingen toe te passen. De belastingdienst heeft ingezien dat het vrijwel onmogelijk is om al deze regelingen te handhaven en te controleren.

De nieuwe regeling werkt veel simpeler; u mag vrijwel alles vergoeden en verstrekken aan uw werknemers zolang u maar onder een bepaald drempelbedrag blijft. Dit drempelbedrag is vanaf 1 januari 2015 op 1,2% van uw totale fiscale loonsom van uw organisatie gezet. Dit is de zogenaamde forfaitaire of vrije ruimte. Als u niet meer vergoedt dan dit bedrag, dan hoeft u niet over het merendeel 80% eindheffing te betalen.

Hoe implementeert u de WKR?
Allereerst moet u bepalen wat uw vrije ruimte wordt. Dit is uw budget voor 2015.
Voorbeeld: uw totale fiscale loonsom van uw organisatie is € 100.000,-, dan is uw vrije ruimte € 1.200,-.

Daarna moet u bepalen welke vergoedingen en verstrekkingen uw organisatie allemaal heeft. Het is mogelijk dat een aantal hiervan in de gerichte vrijstellingen valt. Een aantal voorbeelden van gerichte vrijstellingen zijn:

  • vervoer, bijvoorbeeld abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal €0,19 per zakelijke kilometer
  • tijdelijk verblijf in het kader van de dienstbetrekking, zoals overnachtingen tijdens dienstreizen en maaltijden
  • cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk
  • studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (EVC-procedures)
  • verhuizingen
  • extraterritoriale kosten.

Naast de gerichte vrijstellingen is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze gaan dus niet ten koste van de vrije ruimte. De volgende voorzieningen en verstrekkingen in natura waardeert u op nihil:

  • ter beschikking gestelde voorzieningen op de werkplek, zoals:
    • apparatuur, instrumenten en gereedschappen
    • vaste computer, vaste telefoon en internet
    • bedrijfsfitness
  • arbovoorzieningen op de werkplek
  • consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd
  • ter beschikking gestelde werkkleding
  • het rentevoordeel van de personeelslening als uw werknemer daarmee een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter koopt en de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer
  • ter beschikking gestelde computers en dergelijke apparatuur die ook buiten de werkplek te gebruiken zijn, als het zakelijke gebruik 90% of meer is
  • ter beschikking gestelde communicatiemiddelen zoals mobiele telefoon en smartphone als het zakelijke gebruik meer dan 10% is
  • ter beschikking gesteld ov-abonnement en voordeelurenkaart als uw werknemer deze kaart ook voor het werk gebruikt
  • de waarde van huisvesting en inwoning (inclusief verstrekte energie, water en bewassing) die u op de werkplek ter beschikking stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking. Dit is een nihilwaardering als de werknemer niet op de werkplek woont en hij redelijkerwijs wel gebruik moet maken van deze voorziening.

Klik hier voor alle vrijstellingen en hoe hier mee om te gaan.

Overige veelgestelde vragen
Kan ik nog een fiets kopen via de zaak? – (Uw koopt deze voor uw werknemer)
Ja, voor een werknemer zal er weinig veranderen, u kunt gewoon nog steeds op dezelfde manier een fiets via het werk bestellen als voorheen, maar nu via de werkkostenregeling. Voor de werkgever echter worden de zaken wat makkelijker gemaakt. Waar er eerst nog een bewijs moest worden geleverd dat de werknemer de fiets echt voor het woon-werkverkeer gebruikte en dit ook nog voor minimaal 50% van de tijd deed, vervalt deze verplichting onder de werkkostenregeling. Het enige waar een werkgever voor moet zorgen is dat deze binnen de forfaitaire ruimte van de WKR blijft.

Tip 1:
Als u de fiets ter beschikking stelt (werkgever blijft eigenaar) en de werknemer gebruikt deze alleen zakelijk, dan hoeft u helemaal niets bij het loon op te tellen.

Tip 2:
U verstrekt uw werknemer een renteloze lening van de factuurwaarde van de fiets. Daarnaast geeft u uw werknemer een vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer woon-werkverkeer. De werknemer zet deze vergoeding in voor aflossing van de lening. Hierdoor zal de werknemer de lening volledig aflossen.
Voorbeeld:

  • Kosten fiets € 1.000,- (inclusief BTW),
  • Reisafstand per dag 5 km,
  • € 0,19 kilometervergoeding
  • Fulltime werknemer:

De vergoeding is dan per dag € 0,95, 20 dagen per maand werkzaam, dit komt neer op een vergoeding van € 228,- per jaar. De lening zal dan binnen 4,5 jaar afgelost zijn.

Als u in 2014 nog niet met de WKR werkt, dan kunt u een fiets onbelast vergoeden als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  • De waarde van de fiets in het economische verkeer is niet hoger is dan € 749. De waarde hoger dan dit bedrag is loon.
  • Uw werknemer gebruikt de fiets op meer dan de helft van de dagen dat hij naar het werk reist.
  • U hebt in het kalenderjaar en de 2 voorafgaande kalenderjaren geen fiets vergoed, verstrekt of ter beschikking gesteld.

Hoe moet ik omgaan met maaltijden in de WKR?
Consumpties die u op de werkplek verstrekt en die geen deel uitmaken van een maaltijd, zijn onbelast. Het gaat hier bijvoorbeeld om koffie, thee, gebak, een stuk fruit en andere tussendoortjes van weinig waarde (maaltijden vallen hier dus niet onder). U hoeft deze consumpties niet tijdens werktijd te verstrekken.

Daarnaast vallen maaltijden als gevolg van tijdelijke verblijfskosten onbelast, maar u kunt ook onbelaste vergoedingen of verstrekkingen van maaltijden geven als de maaltijden een meer dan bijkomstig zakelijk karakter hebben. Hiervan is sprake bij:
al dan niet verwacht overwerk of werk op koopavonden
therapeutisch mee-eten
werkzaamheden aan boord van vliegtuigen, schepen, boorplatforms of kermiswagens
Met andere woorden: als een werknemer door zijn werk tussen 17.00 en 20.00 uur niet thuis kan eten, is er in elk geval sprake van een meer dan bijkomstig zakelijke maaltijd. En dus kunt u de werkelijke kosten vergoeden of het normbedrag van € 3,15 per maaltijd toepassen.

Voor maaltijden in bedrijfskantines rekent u met bovenstaand normbedrag. Dit normbedrag geldt voor een ontbijt, voor een lunch en voor een diner. U mag het normbedrag toepassen op maaltijden in bedrijfskantines of soortgelijke ruimtes waar het werk wordt gedaan. Het normbedrag min de eventuele eigen bijdrage van de werknemer van maximaal € 3,15 is loon van de werknemer. Maar u kunt de waarde van de maaltijd ook als eindheffingsloon onderbrengen in uw vrije ruimte. U hoeft dan de maaltijden niet per werknemer te administreren. U houdt alleen het totale aantal maaltijden bij van alle werknemers samen. U vermenigvuldigt het totale aantal maaltijden met € 3,15 en trekt van de uitkomst de eigen bijdragen van alle werknemers af. Het bedrag mag niet negatief worden.

Hoe moet ik omgaan met kilometervergoeding en andere reiskosten?
U mag uw werknemer een onbelaste reiskostenvergoeding tot € 0,19 per zakelijke kilometer betalen. Geeft u meer, dan moet u dit bedrag of als belast loon toevoegen, of als eindheffingsloon in uw vrije ruimte bestempelen. Heeft u geen ruimte meer over, dan moet u 80% eindheffing betalen. (Alleen betrekking op eigen auto)

Voorbeeld:
U betaalt uw werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke kilometer. Hiervan is € 0,19 per kilometer onbelast. De overige € 0,10 per kilometer wordt gezien als belast loon of kunt u opnemen in de eindheffingsloon. Is er geen vrij ruimte meer, dan moet u 80% eindheffing betalen. Dit komt neer op € 0,08 per kilometer. Als werkgever bent u vrij om hiervoor te kiezen. De 80% eindheffing is gelijk aan 44,44% belastingschijf (€ 0,08 / € 0,18). Verdient uw werknemer in 2015 meer dan € 57.585 (de loonbelasting is 52% vanaf dat bedrag), dan is het voordeliger om uw vrije ruimte te overschrijven.

Ander vergoedingen voor reiskosten die u naast de € 0,19 per kilometer betaalt zijn ook loon. Denk hierbij aan vergoedingen voor parkeer-, veer- en tolkosten. Verkeersboetes zijn altijd loon.

U kan ook kiezen om de kosten van het openbaar vervoer onbelast te vergoeden (gerichte vrijstelling). Hier kunt u kiezen om de werkelijke kosten te vergoeden, of om ook € 0,19 per kilometer te betalen.

Hoe moet ik omgaan met geschenken zoals een kerstpakket?
Ook deze kunt u volledig in de vrije ruimte laten vallen. Wel moet u rekening houden met de gebruikelijkheidstoets. Deze toets houdt in dat de uitgave niet meer dan 30% mag afwijken van soortgelijke uitgaves in uw bedrijf of branche. In acht nemen dat buiten de WKR kerstpakketten tot € 70,- gebruikelijk zijn, betekent dit dat er in ieder geval € 90,- als kerstpakket meegenomen kan worden. Is het gebruikelijk om duurdere kerstpakketten te geven binnen uw branche dan kan dat natuurlijk ook.

In 2014 kunt u buiten de WKR nog steeds tot € 70,- fiscaal vriendelijk kerstpakketten verstrekken aan uw personeel. Hierover betaalt u 20% eindheffing.

Tags: Loonadministratie

Bekijk onze privacy verklaring om te zien hoe we met je persoonlijke gegevens omgaan.

Powered by ChronoForms - ChronoEngine.com

Contactgegevens

PEKA Management B.V.
Keulenaar 30 
3961 NM Wijk bij Duurstede
T +31 (0) 343 - 411 780
E Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Exact certificate